«Leider Nein» ist zu wenig!

Stellenausschreibung, Durchsicht der Bewerbungsschreiben, Vorstellungsgespräche – nach diesem Marathon fehlt oft das perfekte Finish, den „Leider-nein“-Kandidaten eine charmante Abfuhr zu erteilen. Eine neue Herausforderung für viele Personalabteilungen. Viele Interessenten haben sich wohl viel Mühe mit ihrer Stellenbewerbung gegeben und würden es daher verdienen, eine entsprechende Antwort zu bekommen. Zum anderen sagt die Bewerbungsabsage viel über den Umgang eines Unternehmens mit Mitarbeitern aus.

Wer da nichts Besseres als einen lieblos ausgefüllten Formbrief mit einem Wortlaut wie im Bild auf der rechten Seite zur Hand hat, der wirbt nicht gerade für das Betriebsklima in seinem Unternehmen. Der abgeblitzte Bewerber von heute könnte allerdings die dringend benötigte Fachkraft von morgen sein. Nur wenn der Interessent den Eindruck bekommt, vielleicht nicht der Richtige gewesen, aber dennoch fair behandelt worden zu sein, kann eine solche zweite Begegnung unbelastet verlaufen. Am besten, Sie formulieren die Absage so, als ginge Sie an einen künftigen Großkunden! Und negative Mundpropaganda von abgeblitzten Bewerbern könnte auch die Topkräfte abschrecken.

Gebotene Anerkennung In Deutschland wurden kürzlich Unternehmen ausgezeichnet, die durch besonders nette, originelle und hilfreiche Absagen glänzen. Ganz vorne dabei waren der schwedische Möbelgigant IKEA und die deutsche Verlagsgruppe Bertelsmann. Bei IKEA bekommt man als Bewerber etwa zu lesen, dass „sich die Mitarbeiter bei uns so wohl fühlen, dass wir leider derzeit nicht den passenden Arbeitsplatz für Sie haben, obwohl uns Ihre Bewerbung sehr gut gefallen hat!“ Auch bei Bertelsmann spart man nicht mit Lob und dankt für die „aussagekräftige Bewerbung, die wir mit großem Interesse gelesen haben und die uns vor allen wegen Ihrer besonderen Fähigkeiten beeindruckt hat“. Gelungen auch die Antwort von Systematics AG: „Sie sind sicher schon ungeduldig geworden. Wir haben etwas Zeit benötigt. Ihre Bewerbung gibt uns einen sehr positiven Eindruck Ihrer Person. Sie zeigt, dass Sie Erfahrungen und Fähigkeiten besitzen, die wir schätzen. Leider können wir …“

Aus der Gastronomie und Hotellerie war kein Unternehmen im Spitzenfeld dabei – vielleicht liegt das an der hohen Mitarbeiterfluktuation. Dabei gibt es sehr wohl Vorbilder. Werner Pürmayer vom Romantik Resort Bergergut in Oberösterreich hält es für wichtig, Bewerber über die Gründe ihres Scheiterns aufzuklären: „Vor allem junge Bewerber müssen wir darauf aufmerksam machen, dass Sie sich selbst bewerben sollen und das nicht von den Eltern erledigen lassen!“ Barbara Hammerschmid-Kovar vom Intercity Hotel Wien sieht die Sache etwas differenzierter: „Früher erklärten wir den Bewerbern gerne, warum wir uns nicht für sie entschieden. Heute hindert uns das Gleichstellungsgesetz daran: Die meisten Begründungen können als Verstoß gegen das Gesetz ausgelegt werden und eine Klage nach sich ziehen!“

Adäquate Formulierungen

Natürlich hängt die Art der Absage von der Qualifikation des Interessenten ab: Wenn ein Bewerber die Anforderungen nicht einmal annähernd erfüllt, empfehlen sich Formulierungen wie „Leider decken sich Ihre Talente und Erfahrungen nicht mit unserem Anforderungsprofil“. Ist der Kandidat in die engere Auswahl gekommen, so könnte die Absage so formuliert werden: „Obwohl uns Ihre Qualifikationen sehr beeindrucken, entsprechen andere Bewerber noch präziser unseren Erwartungen.“
Stellt ein Interessent allzu hohe Forderungen, würde sich etwa ein Satz wie „Leider kann unser Unternehmen Ihnen nicht die Möglichkeit bieten, Ihre sehr konkrete Karriereplanung zu realisieren“ anbieten. Ist ein Bewerber dagegen ganz eindeutig überqualifiziert, so könnte man durchaus so ehrlich sein und darauf hinweisen, dass „Sie Ihre Fähigkeiten bei uns nicht entsprechend einsetzen können und Sie uns vermutlich für eine Ihrer Qualifikation entsprechende Stelle sehr bald wieder verlassen würden. In jedem Fall klingt es aber freundlich, wenn darauf hingewiesen wird, dass „die Entscheidung nicht leicht fiel …“.

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• Lassen Sie den Bewerber nicht zu lange zappeln, aber antworten Sie auch nicht postwendend – es entsteht der Eindruck, dass die Bewerbung ganz daneben war.
• Verwenden Sie keine Formschreiben, bei denen nur Name und Adresse auszutauschen sind.
• Achten Sie darauf, Name und Adresse des Bewerbers richtig zu schreiben.
• Finden Sie lobende Worte und verletzen Sie das Selbstwertgefühl des Bewerbers nicht.
• Antworten Sie verständnisvoll und niemals herablassend.
• Vermeiden Sie Mitleidsorgien wie „Es tut uns unendlich Leid“.
• Übertreiben Sie es aber nicht mit dem Optimismus: „Mit Ihren Fähigkeiten werden Sie bald eine Superstelle finden“ klingt wie blanker Hohn.
• Versuchen Sie die Gründe der Absage charmant zu erklären und Verbesserungsvorschläge zu machen. Achten Sie aber darauf, nicht gegen das Gleichstellungsgesetz zu verstoßen!
• Retournieren Sie die Bewerbungsunterlagen wieder vollständig und achten Sie darauf, dass sie nicht verschmutzt, gelocht, geheftet oder bekritzelt sind.
• Signieren Sie mit Ihrer persönlichen Unterschrift.