Time is Money

Fotos: Shutterstock, Seiwert-Institut GmbH, Gabriele Koch

Das Handy klingelt ununterbrochen, Mitarbeiter verlangen nach Entscheidungen, unangemeldete Besucher stehen vor der Tür, das E-Mail-Postfach füllt sich immer schneller, schon wartet das nächste Meeting – und der Berg an Arbeit wird nicht kleiner. Ganz im Gegenteil. „Die einzigen Diebe, die in unserer Gesellschaft nicht bestraft werden, sind Zeitdiebe.“ Darüber hat sich schon Napoleon Bonaparte beschwert. Die Übeltäter zumindest zu fassen, ist eine Frage der richtigen Taktik. Dabei stolpert man allerdings meist über sich selbst – Zeitmanagement will gelernt sein.

1. Identifizieren Sie den Dieb
Vor der Jagd nach der verlorenen Zeit steht eine Täterbeschreibung: Schreiben Sie ungefähr zwei Tage lang detailliert Ihren Tagesablauf auf, notieren Sie sich, wofür Sie wie viel Zeit brauchen – Aufgaben, Besprechungen, Erledigungen, Termine. Machen Sie sich ungefähr alle 15 bis 30 Minuten Notizen. Dank dieses Zeitprotokolls erkennen Sie, wo Sie sich selbst an der Nase nehmen müssen. Zeitmanagementguru Lothar J. Seiwert empfiehlt einen schriftlichen Aktionsplan: Legen Sie für sämtliche der folgenden Bereiche kurz fest, wann Sie mit einer Änderung beginnen, wie lange Sie durchhalten, welche alten Gewohnheiten Sie ablegen, welche neuen Sie sich dafür aneignen wollen, welche Schritte Sie dafür setzen, welche Menschen Sie mit einbeziehen und womit Sie sich im Erfolgsfall belohnen.

2. Nieder mit den Störfaktoren!
Es ärgert Sie, wenn man Sie mehrmals täglich aus Ihrer Konzentration reißt? Seien Sie sich bewusst, dass Störungen einen Teil Ihrer Arbeit darstellen, eine totale Kontrolle ist unmöglich. Viele Unterbrechungen beziehen sich aber auf Routinekram. Bündeln Sie diese – regelmäßige Zweierbesprechungen helfen genauso wie die Vorgabe, Mitarbeiter sollen ihre Routineanliegen sammeln, damit Sie sie in einem Arbeitsblock erledigen können. Und: Telefonate sind wichtig, doch schlecht vorbereitete, langatmige und in Nebensächlichkeiten ausufernde Gespräche völlig unproduktiv. Gönnen Sie sich eine stille Stunde – am besten gleich am Morgen, um den Tag produktiv zu beginnen und eine wichtige Aufgabe als Erstes in Angriff zu nehmen.

3. Nicht drumherum, sondern mittendrin im heißen Brei
Entscheidend ist nicht, wie viel wir arbeiten, sondern was wir erreichen. Deshalb müssen Sie sich auf konkrete Ziele konzentrieren, dafür klare Aktivitäten setzen und diese auch vernetzen. Wenn Sie Ihre Tagesziele erreichen, sollte dies zur Erfüllung Ihrer Wochen- und Monatsziele beitragen. Das macht in weiterer Folge langfristig gesteckte Ziele erst erreichbar. Setzen Sie Prioritäten. Höchste Wichtigkeit hat alles, was Sie Ihrem Ziel näher bringt – „viele von uns arbeiten jedoch oft an Aufgaben, die sie lieber mögen oder interessanter finden, obwohl sie wissen, dass sie im Hinblick auf ihre Ziele andere Dinge tun müssten“, mahnt Seiwert.

4. Mut zum Papierkorb
Nach dem Eisenhower-Prinzip – benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten – werden Aufgaben nach bloß zwei Kriterien beurteilt: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und: Sind Sie eilig oder nicht? Daraus ergeben sich vier Gruppen: Aufgaben, die sowohl wichtig als auch eilig sind. Sofort anpacken! Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind. In der Zeitplanung vormerken und zum Termin erledigen! Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind. Nach Möglichkeit delegieren – verlassen Sie den „Ich-kann-alles-selbst-am-besten“-Weg. Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind. In den Papierkorb damit! Es geht um einen effektiven Einsatz der Kräfte – erinnern Sie sich nur an das 80/20-Pareto-Prinzip: Mit nur 20 Prozent Aufwand werden 80 Prozent der Aufgaben gelöst, die restlichen 20 Prozent der Gesamtleistung verschlingen aber einen Einsatz von 80 Prozent.

5. Ein Hoch der Checkliste
Sie handeln lieber, bevor Sie planen? Dann sind Sie wohl die meiste Zeit eher damit beschäftigt, auf Dinge, die rund um Sie passieren, zu reagieren. Erstellen Sie eine tägliche Aufgabenliste (Dinge, die nicht terminiert sind, finden meist nicht statt – aber verplanen Sie nicht jede Minute, bleiben Sie flexibel), noch besser einen Wochenplan – das erlaubt eine längerfristige Sicht und macht auch das Ausweichen auf Alternativen möglich. Überprüfen Sie jeden Tag, welche Aufgaben erledigt wurden (haken Sie diese in der Liste ab, das befriedigt ungemein) und welche noch ausstehen, legen Sie sich abends einen Plan für den nächsten Tag zurecht. So ersparen Sie sich in der Freizeit Unruhe und Kopfzerbrechen über die nächsten Aufgaben. Und: Beginnen und beschließen Sie jeden Tag mit einem positiven Akzent – machen Sie etwas, das Ihnen Freude bereitet.

6. Achtung auf die Leistungsachterbahn
Stellen Sie sich auch auf Ihre persönliche Leistungskurve ein. Dass es über den Tag verteilt Leistungsschwankungen gibt, ist ein Naturgesetz. Die Kurve verläuft individuell, in vielen Fällen aber ist der Höhepunkt der Leistungsfähigkeit vormittags gegen 10 Uhr, dem Nachmittagstief folgt ein Zwischenhoch, das bis gegen 20 Uhr weiter ansteigt. Finden Sie Ihren Tagesrhythmus heraus, konzentrieren Sie sich während Ihres Leistungshochs auf die wichtig(st)en Dinge, erledigen Sie während des Tiefs Routineaufgaben, pflegen Sie soziale Kontakte. Und: Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern die Möglichkeit zum Energieauftanken. Den optimalen Erholungswert hat man bei maximal 10 Minuten nach einer Stunde konzentrierter Arbeit.

7. Schluss mit Aufschieberitis!
Aufgaben, die unangenehm oder schwierig sind oder harte Entscheidungen verlangen, werden nur zu gern aufgeschoben. Aber dadurch löst man sie nicht, nicht zuletzt deshalb entstehen oft großer Termindruck und Stress. Üben Sie sich in Selbstdisziplin und Konsequenz (siehe Kasten) – erledigen Sie alles, was nicht länger als drei Minuten beansprucht, sofort. Aufschieberitis ist heilbar.

>> Aufschieberitis? So heilt man sie:

Schritt 1
Legen Sie eine Liste mit aufgeschobenen und belastenden Aufgaben an. Definieren Sie ein optimales Ziel und ein Minimalziel.

Schritt 2
Fragen Sie sich selbstkritisch: „Werde oder will ich diese Aufgabe jemals noch erledigen?“ Streichen Sie viele Aufgaben endlich.

Schritt 3
Listen Sie für jede verbleibende Aufgabe alle Gründe für Ihr Aufschieben und die Vorteile im Falle einer Erledigung auf.

Schritt 4
Überwiegen Gründe fürs Aufschieben, dann checken Sie, ob Sie die Aufgabe nicht streichen können. Überwiegen die Vorteile der Erledigung? Dann los.

Schritt 5
Zerlegen Sie die Aufgaben in kleine, durchführbare Schritte.

Schritt 6
Legen Sie für jeden Zwischenschritt einen konkreten Erledigungstermin fest.

Schritt 7
Lassen Sie sich von anderen fragen, ob Sie es tatsächlich geschafft haben.

Schritt 8
Belohnen Sie sich nach jedem Zwischenschritt. Starten Sie eine neue Aktivität erst nach erfolgreichem Abschluss.

Alois Czipin
Czipin Consulting, Verfasser der Führungskräfte-Produktivitätsstudie 2008.
www.czipin.com

Viel zu viel Zeit am falschen Ort vertan

ROLLING PIN: Wie viel und wie intensiv beschäftigt sich eine Führungskraft tatsächlich mit Führung?
Alois Czipin: Die Ergebnisse unserer österreichischen Führungskräfte-Produktivitätsstudie sind ernüchternd: Führungsaufgaben kommen mit nur 21 % der Arbeitszeit klar zu kurz, andere Bereiche nehmen 79 % der Zeit ein. Fast die Hälfte wird für administrative Tätigkeiten verwendet, 14 % des Tages ist die Führungskraft mit Arbeiten beschäftigt, die auch jemand anderer erledigen könnte.

RP: Welche Auswirkungen hat der Mangel an effektiver Führung auf die Produktivität?
Czipin: Viele ziehen sich als Verwalter des Bestehenden zurück und nehmen ihre gestaltende Rolle nicht wahr. Würden Sie das tun, kann ein Unternehmen um bis zu 10 % produktiver sein. Der Schlüssel dazu liegt im richtigen Delegieren, Planen und Steuern. Mangelnde Planung und Steuerung kosten pro Mitarbeiter 44 Arbeitstage pro Jahr, mangelnde Führung weitere 10.

RP: Was ist die Lösung?
Czipin: Das erste Ziel muss es sein, das Verhältnis von Administrations- und Führungsaufgaben umzudrehen, d. h. 80 % pro-aktive (Maßnahmen, Besprechungen) und re-aktive (eingetretene Probleme lösen) Führung sowie Training und Coaching.