Treffsichere Meetings

Ohne Vorbesprechung geht es einfach nicht. Eine große Runde hat eine Tafel mit einem speziellen siebengängigen Menü reserviert – da muss das Personal besonders gut eingeteilt werden: Küche, Service und der Sommelier sind gefordert, außerdem müssen alle in groben Zügen wissen, worum es da geht. Teambesprechung, Meeting oder auch Befehlsausgabe – und das in möglichst kurzer Zeit. Doch was passiert? Heftige Diskussionen um nichts, lange Statements von immer denselben Mitarbeitern und eine Reihe unerledigter Themen auf der Tagesordnung bringen mehr Chaos als Ordnung in die Truppe. So ist das in gut 60 Prozent aller Meetings, ergab eine Studie des Institutes der Deutschen Wirtschaft in Köln. Denn viele gehen solche Treffen völlig falsch an. Tipps, wie Sie es besser machen können:

Bleiben Sie Programmchef: Legen Sie eine klare Tagesordnung fest, die abgearbeitet werden muss, und machen Sie diese den Teilnehmern schon vor der Sitzung bekannt. Fragen Sie die Mitarbeiter, ob es noch weitere Punkte geben müsste – falls Sie diese nicht mehr unterbringen, dann kündigen Sie an, die Themen beim nächsten Mal behandeln zu wollen.

Zeigen Sie Stehvermögen: Wenn Sie die Teambesprechung im Stehen machen, arten Diskussionen nicht in langatmige Geplänkel aus und die Teilnehmer sind aufmerksamer. Wenn sie stehen müssen, fällt es ihnen nicht so leicht, innerlich oder tatsächlich einzudösen.

Bestimmen Sie den Wortführer: Eine Person muss die Besprechung leiten – das ist nicht zwangsläufig der Chef selbst. Aufgabe des Gesprächsleiters ist es, das eigentliche Ziel der Sitzung im Auge zu behalten, das heißt Beschlüsse herbeizuführen, auf die Einhaltung der Redezeiten zu achten etc.

Reflektieren Sie die letzte Besprechung: Wenn Sie in wenigen Sätzen die Ergebnisse der vorhergegangenen Sitzung zusammenfassen und erklären, was seither passiert ist, so erkennen alle, dass die Zusammenkünfte nicht vergeblich sind. Solche Rückblicke machen übrigens nur 13 Prozent der deutschen Unternehmen.

Halten Sie die Zügel straff: Egal, wie viel es zu besprechen gibt – es lässt sich alles innerhalb von 90 Minuten abhandeln. Der Besprechungsleiter darf nur nicht zulassen, dass weitschweifige, ablenkende Diskussionen aufkeimen.

Lassen Sie arbeiten: Gibt es große Themenkomplexe, bilden Sie Workshops, in denen Vertreter aller Beteiligten Lösungen finden sollen – und stellen Sie diese im nächsten Meeting vor.
Zeigen Sie Taktgefühl: Legen Sie einen festen Rhythmus für die Meetings fest. Jeden Tag um 10 Uhr oder jeden Montag oder so ähnlich; jedenfalls abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse, so dass Sie dann den genauen Ablauf für die nächsten Stunden oder Tage festlegen oder auch die jüngsten Leistungen analysieren können.

Sie machen das Spiel: Legen Sie klare Spielregeln für die Meetings fest. Beispielsweise: keine Statements, die länger als eine Minute dauern, Pünktlichkeit und kein Ins-Wort-Fallen – und seien Sie ein genauer Schiedsrichter. Wenn Regeln nicht eingehalten werden, gibt es sofort eine Ermahnung.

Beweisen Sie Fingerspitzengefühl: Bei aller Eile und Straffheit gibt es Situationen, in denen man merkt, dass die Belegschaft ein Thema diskutieren muss – geben Sie ihr die Zeit dafür.

Pochen Sie auf Mitspracherecht: Viele Mitarbeiter haben enormes Fachwissen, sind aber zu scheu, es in die Diskussion einzubringen. Achten Sie darauf, dass auch sie zu Wort kommen.

Ergebnisse nachprüfen: Schreiben Sie nach der Besprechung ein kurzes Protokoll und verfolgen Sie, ob die Vereinbarungen eingehalten und die Aufgaben auch erledigt werden. Wenn nicht, dann vereinbaren Sie Termine, zu denen die Aufgaben erledigt sein müssen – und mahnen diese ein.

>> Warum es so oft falsch läuft

1. Teilnehmerauswahl
Wenn die entscheidenden Personen fehlen, kann ein Meeting nicht gelingen – es endet mit einer Reihe unerledigter Themen und war damit Zeitverschwendung. Außerdem: Je größer die Gruppe, umso schwieriger ist es, Entscheidungen durchzusetzen.

2. Unklare Tagesordnung
Prioritäten setzen: Schon oft haben hitzige Diskussionen den Zeitplan so durcheinander gebracht, dass für die wichtigen Punkte kaum Zeit blieb. Zielsetzung und Anlass des Meetings von vornherein klarstellen, Tagesordnung für jeden nachvollziehbar gestalten.

3. Zu schwache oder zu starke Leitung
Wenn der Besprechungsleiter das Ruder nicht in der Hand hat, sind chaotische und ergebnislose Diskussionen die Folge. Ein zu dominanter Leiter kann auch schädlich sein. Wenn er gar nicht auf Nebenthemen eingeht oder Entscheidungen zu stark beschleunigt, kann es sein, dass es entweder zu „Scheinkompromissen“ kommt oder die Teilnehmer mit den Ergebnissen nicht einverstanden sind. Ein Leiter sollte Wortbeiträge lenken, auf die Zeit und die Struktur achten.

4. Stellungskämpfe
Oft werden Meetings als Schauplatz für Stellungskämpfe missbraucht, die mit den eigentlichen Themen nichts zu tun haben. Einzelne Teilnehmer versuchen sich mit langen Wortbeiträgen zu profilieren, um kompetent zu wirken. Hier hilft nur eine straffe Moderation.

5. Unpünktlichkeit
Die meisten Besprechungen beginnen mit einer fünfzehnminütigen Verspätung – oft, weil es Führungskräfte vormachen. Ein Zuspät-Kommen soll auf die viele Arbeit und Bedeutung des Nachzüglers hinweisen. Allerdings: Viele Millionen Euro werden in Deutschland jährlich durch Warten auf andere Besprechungsteilnehmer vergeudet. Der Besprechungsleiter sollte auf pünktlichen Beginn und Abschluss des Meetings drängen und gegen Ende der Besprechung vereinbaren, wie mit den offenen Themen umgegangen wird.